Presentation Guidelines

5th International Conference on Canadian, Chinese and African Sustainable Urbanization

Financing African Cities: Infrastructure, Land Management & Markets

Nairobi, Kenya

December 10 – 17, 2023

Oral Presentation Pre-Recording Guidelines (Updated as of July 3, 2023)

SUBMISSION DEADLINE: November 1, 2023

As the ICCCASU5 conference will include many online presentations, it is required that presenters who intend to present virtually adhere to the following guidelines to assure that information is presented in a clear, engaging, and consistent manner.

To avoid technical difficulties during your sessions, it is essential that all virtual presentations to be pre- recorded. As a reminder, your presentation must follow the guideline and cannot exceed 12 minutes. Non-compliance pre-recording will be rejected. All presenters still need to join your session and participate in the live (synchronous) discussion at the end of the session.

A.  Timing

Presentations should be between 10 and 12 minutes.

B. Language

The presentation and slideshow should be in English and/or French.

C. Slideshow Requirements

Presentations should include a slideshow created with an application like PowerPoint. Slides will make it easier for the audience to follow your research.  By way of introduction, please begin with a title slide for the presentation, including author’s name(s) and portrait photo(s), affiliation(s), and country(ies).

Slideshows should include key points of your research/project and be divided into several sections, e.g.,

(1) Introduction, (2) Data/Method, (3) Results, (4) Discussion and Conclusion, and (6) References/Acknowledgements.

The use of figures/tables is highly recommended whenever possible. Avoid crowding the page and/or cramming too many numbers into tables. Text and visuals should be integrated. While Microsoft PowerPoint is the most common program used to create presentations, you can choose to use another presentation program.

D.  Self-recording your Oral Presentation (for virtual participants only)

Virtual presenters have two options to record the oral presentation. To record your PowerPoint presentation, you need to have a sound card, microphone, and speakers, and (optionally) a webcam.(1) Creating a narrated video in PowerPoint: presenters can record the PowerPoint presentations using the embedded recording function in Microsoft PowerPoint. If you decide to create a PowerPoint Voiceover/Narrated Video, please send your final version of the PowerPoint
narrated video in .mp4 format (which the file incorporates Audio, Camera and Content Slides (PowerPoint) all in a single file).

You can refer to the following link to create your narrative video in PowerPoint:

(2) Pre-recording Your Presentation in Zoom: presenters can record the presentations using If you have never used Zoom, instructions on creating an account and basic features can be found here. In order to record your presentation, you must first download and install the Zoom client. If you decide to create a Zoom recording, please send your final version of the zoom recording video in .mp4 format (which the file incorporates Audio, Camera and Content Slides (PowerPoint) all in a single file).

You can refer to the following link to create your Zoom recording:

E. Sending Your Pre-recording to ICCCASU

You will receive an email by June 15, 2023 with instructions for uploading your presentation to ICCCASU. Utilizing the same instructions, you will be able to upload the .mp4 recording file. Depending on the size of the resulting file, this may take some time, so be patient as the file uploads. If you have not received this email by June 10, please contact [email protected], and confirm the email address these instructions should be sent to.

F. Questions:

If you have any questions, please don’t hesitate to contact our presentation coordinators:

Q: Must I pre-record my own presentation and send it to ICCCASU?

A: Yes, as per above, you can record your own presentation using the embedded recording function in Microsoft PowerPoint or using Zoom and send us the final recording by June 15, 2021.

Q: Can I change my presentation option after I confirm it with ICCCASU?

A:  No. ICCCASU cannot accommodate any changes after you confirm your presentation option. Q: Can I present my research live during the virtual conference rather than making pre-recording?

A: No. Our presenters could come from different countries where may not have reliable internet connections. In order to make sure the panel run smoothly, we will play the pre-recordings rather than using live virtual presentations.

Q: What about presenters who intend to attend the conference in person? Do they need to pre-record their presentations?

A: No. This is not required.

Q: If I’m not attending in person and have organized to have my presentation pre-recorded, do I need to log into the conference and be online during my session?

A: Yes, all presenters are required to be online and available to participate in discussion during their sessions.

5e conférence internationale sur l’urbanisation durable au Canada, en Chine et en Afrique

Densité, diversité et mobilité: les villes à l’ére des risques aggravés

Nairobi Kenya

Du 10 – 17 décembre 2023

Directives de pré-enregistrement des présentations orales (mises à jour le 3 juillet 2023)

DATE LIMITE DE SOUMISSION : 1 NOVEMBRE 2023

Étant donné que la conférence ICCCASU5 comprendra de nombreuses présentations en ligne, les présentateurs qui ont l’intention de faire une présentation virtuelle doivent respecter les directives suivantes afin de s’assurer que les informations sont présentées de manière claire, attrayante et cohérente.

Afin d’éviter des difficultés techniques lors de vos sessions, il est essentiel que toutes les présentations virtuelles soient préenregistrées. À titre de rappel, votre présentation doit suivre la ligne directrice et ne peut pas dépasser 12 minutes. Tout pré-enregistrement non conforme sera rejeté. Tous les présentateurs doivent néanmoins rejoindre votre session et participer à la discussion en direct (synchrone) à la fin de la session.

A.  Durée

Les présentations doivent durer entre 10 et 12 minutes.

B. Langue

La présentation et le diaporama doivent être en anglais et/ou en français.

C. Exigences relatives aux diaporamas

Les présentations doivent inclure un diaporama créé avec une application comme PowerPoint. Les diapositives permettront à l’auditoire de suivre plus facilement vos recherches. En guise d’introduction, veuillez commencer par une diapositive de titre pour la présentation, comprenant le(s) nom(s) et la(les) photo(s) de portrait de l’auteur, son(ses) affiliation(s) et son(ses) pays.

Les diapositives doivent inclure les points clés de votre recherche/projet et être divisées en plusieurs sections, par exemple, (1) Introduction, (2) Données/Méthode, (3) Résultats, (4) Discussion et Conclusion, et (6) Références/Remerciements.

L’utilisation de figures/tableaux est fortement recommandée dans la mesure du possible. Évitez de surcharger la page et/ou d’entasser trop de chiffres dans les tableaux. Le texte et les éléments visuels doivent être intégrés. Bien que Microsoft PowerPoint soit le programme le plus couramment utilisé pour créer des présentations, vous pouvez choisir d’utiliser un autre programme de présentation.

D.  Auto-enregistrement de votre présentation orale (pour les participants virtuels uniquement)

Les présentateurs virtuels ont deux possibilités pour enregistrer leur présentation orale. Pour enregistrer votre présentation PowerPoint, vous devez disposer d’une carte son, d’un microphone et de haut-parleurs, et (en option) d’une webcam.

(1) Créer une vidéo narrée dans PowerPoint : les présentateurs peuvent enregistrer les présentations PowerPoint à l’aide de la fonction d’enregistrement intégrée à Microsoft Si vous décidez de créer une voix-off/vidéo narrée en PowerPoint, veuillez envoyer votre version finale de la vidéo narrée en PowerPoint au format mp4 (le fichier comprend l’audio, la caméra et les diapositives de contenu (PowerPoint) en un seul fichier).

Vous pouvez vous référer au lien suivant pour créer votre vidéo narrative en PowerPoint :

(2) Pré-enregistrer votre présentation dans Zoom : les présentateurs peuvent enregistrer les présentations en utilisant Si vous n’avez jamais utilisé Zoom, vous trouverez ici des instructions sur la création d’un compte et les fonctions de base. Afin d’enregistrer votre présentation, vous devez d’abord télécharger et installer le client Zoom. Si vous décidez de créer un enregistrement Zoom, veuillez envoyer votre version finale de la vidéo d’enregistrement Zoom au format .mp4 (le fichier comprend l’audio, la caméra et les diapositives de contenu (PowerPoint) en un seul fichier).

E. Envoi de votre pré-enregistrement à ICCCASU

Vous recevrez un courriel d’ici le 15 juin 2021 avec les instructions pour télécharger votre présentation à ICCCASU. En utilisant les mêmes instructions, vous pourrez télécharger le fichier d’enregistrement mp4. En fonction de la taille du fichier résultant, cela peut prendre un certain temps, veuillez donc être patient pendant le téléchargement du fichier. Si vous n’avez pas reçu cet e-mail avant le 15 juin, veuillez contacter [email protected] et confirmer l’adresse e-mail à laquelle ces instructions doivent être envoyées.

F. Questions :

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter nos coordinateurs de présentation :

  • Asie (chinois ou anglais) : Yupeng Chen à [email protected]
  • Afrique et Moyen-Orient (anglais ou français) : Maryam Helaly à l’adresse [email protected]
  • Amérique latine (anglais ou espagnol) : Luisa Fernanda Gomez Jimenez à l’adresse [email protected]
  • Canada, États-Unis, Europe et autres (en anglais seulement) :: Haotian Guan à [email protected]
  • Canada, États-Unis, Europe et autres (français seulement) : Abdelhamid Benhmade à [email protected]

FAQs :

Q : Dois-je pré-enregistrer ma propre présentation et l’envoyer à ICCCASU ?

R : Oui, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez enregistrer votre propre présentation en utilisant la fonction d’enregistrement intégrée dans Microsoft PowerPoint ou en utilisant Zoom et nous envoyer l’enregistrement final avant le 15 juin 2021.

Q : Puis-je changer mon option de présentation après l’avoir confirmée auprès d’ICCCASU ?

R : Non. ICCCASU ne peut pas accepter de changements après que vous ayez confirmé votre option de présentation.

Q : Puis-je présenter ma recherche en direct pendant la conférence virtuelle plutôt que de faire un pré- enregistrement ?

R : Non. Nos présentateurs peuvent venir de différents pays où les connexions internet ne sont pas toujours fiables. Afin de garantir le bon déroulement du panel, nous diffuserons les pré-enregistrements plutôt que d’utiliser des présentations virtuelles en direct.

Q : Qu’en est-il des présentateurs qui ont l’intention d’assister à la conférence en personne ? Doivent-ils pré-enregistrer leurs présentations ?

R : Non. Ce n’est pas obligatoire.

Q : Si je n’assiste pas à la conférence en personne et que je me suis organisé pour que ma présentation soit préenregistrée, dois-je me connecter à la conférence et être en ligne pendant ma session ?

R : Oui, tous les présentateurs sont tenus d’être en ligne et disponibles pour participer aux discussions pendant leur session.